A. Membuat Back Order
1. Prosedur Order Penjualan
Prosedur adalah suatu urutan kegiatan administrasi yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang tejadi berulang-ulang. Dalam penanganan order penjualan pada suatau perusahaan perlu adanya prosedur yang digunakan sebagi pedoman. Kegiatan administrasi yang dimaksudkan antara lain: menulis, menggandakan, menghitung, memberi kode, mendaftar, memilih dan memindahkan, serta membandingkan.
Prosedur sangat tergantung kepada jenis kegiatan perusahaan. Apakah perusahaan itu merupakan perusahaan jasa, perusahaan dagang atau perusahaan industri dan juga besar kecilnya skala perusahaan itu sendiri. Disamping itu, cara penjualan tunai atau kredit akan mempengaruhi prosedur yang dibuat oleh suatu perusahaan. Penanganan kegiatan penjualan bagi perusahaan dagang yang memiliki standar prosedur operasional akan melibatkan bagian-bagian organisasi sebagai berikut :
a) Bagian order penjualan:
1. Merima Order dari langganan.
Order dari langganan diterima dalam bentuk (PO) dari langganan melalui fax atau secara langsung yang kemudian dicatat dalam order form. Permintaan secara lisan melalui Telephone tidak dapat dilayani.
2. Memverikasi order langganan.
Mencakup data pelanggan secara lengkap termasuk alamat penyerahan barang yang diinginkan customer, quantity, dan merawat validasi data tersebut melalui workstation yang ada pada bagian penerimaan order untuk mengecek pemenuhan order, yang meliputi nama produk, nomor surat pesanan atau pemesan, harga, tanggal penyerahan barang, dll.
3. Mencatat order langganan ke sistem komputer dan menerbitkan dokumen order penjualan.
Dokumen ini selanjutnya berfungsi sebagai surat permintaan pengadaan barang (stock request). Bila barang yang dipesan tidak tersedia atau persediaan di gudang tidak mencukupi, maka akan direkam sebagai back order. (order yang belum terpenuhi). Order penjualan di print out melalui printer di bagian penerimaan order
4. Membawa dokumen order penjualan ke bagian otorita kredit.
Hal ini untuk mendapat persetujuan penjualan kredit. Bila Customer tetap dapat langsung ke bagian Stock & Delivery.
5. Mengadakan contact dengan pelanggan mengenai pemenuhan order.
b) Bagian kredit:
1. Menerima dokumen order penjualan dari bagian penerimaan order
2. Memeriksa status langanan melalui workstation yang ada di bagian otorita kredit
3. Berdasarkan informasi yang diperoleh dilayar komputer, kemudian memutuskan apakah order ini dapat dipenuhi
4. Menyerahkan kembali dokumen order penjualan yang sudah di verifikasi dan ditandatangani, dan diteruskan ke bagian Stock & Delivery.
5. Menerima faktur lembar ke-1, Faktur Pajak lembar ke satu dan Delivery Order lembar ke-1 yang telah diverifikasi oleh oleh langganan dan mengarsipnya urut tanggal.
c) Bagian Stock & Delivery
1. Menerima oder penjualan yang telah ditandatangani bagian otorita kredit dari bagian order penjualan
2. Menyiapkan dokumen pengiriman berdasarkan order penjualan.
Bila barang tidak tidak tersedia di gudang meneruskan order penjualan ke bagian pembelian barang dagang.
3. Mencatat pembelian
Berdasarkan surat jalan yang ditandatangani oleh sopir untuk barang yang langsung dijual atau surat jalan supplier yang ditandatangani oleh bagian gudang untuk barang yang masuk ke gudang.
4. Membuat delivery order untuk order penjualan yang telah mendapat otorisasi dari bagian otorita kredit
5. Membuat surat perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang untuk penjualan yang mengambil barang di gudang atau meminta PO/memo untuk mengambil barang di supplier dari bagian pembelian barang dagang.
6. Menyerahkan delivery order, Surat Perintah/permintaan/Bon pengeluaran barang atau PO/Memo ke bagian transportasi (sopir) untuk meminta barang ke gudang atau mengambil barang di supplier.
7. Menerima delivery order lembar 1 & 2 yang telah ditanda tangani/diverifikasi oleh langganan
8. Menerbitkan listing delivery order dan diserahkan ke bagian pembuat invoice.
d) Bagian Gudang
1. Menerima perintah/permintaan barang
2. Menyediakan barang sesuai dengan surat perintah/permintaan/bon pengeluaran barang (delivery order tidak boleh digunakan untuk pengeluaran barang karena tidak semua penjualan menggunakan barang yang ada di gudang)
3. Mengembalikan perintah/permintaan/bon pengeluaran barang kepada sopir untuk ditandatangani dan meminta copynya setelah ditandatangi.
4. Mencatat pengeluaran pada kartu persediaan
e) Bagian Transportasi (Sopir)
Penjualan langsung (Barang langsung dari Supplier)
1. Menerima PO/memo, delivery order dari bagian stock & delivery
2. Meminta barang ke supplier menggunakan PO/Memo
3. Menerima surat jalan/surat pengantar supplier
4. Memeriksa kesesuaian barang yang diserahkan oleh supplier dengan memo/PO/Surat Jalan Supplier
5. Menandatangani surat jalan supplier dan meminta copynya.
6. Membawa dan menyerahkan barang ke customer
7. Menyerahkan delivery order kepada customer untuk ditanda tangani.
8. Meminta Lembar Delivery Order lembar 1 & 2 yang sudah ditanda tangani
9. Menyerahkan Delivery Order lembar 1 & 2 kepada Invoice (melalui Kurir)
10. Menyerahkan Copy Surat Jalan/Surat Pengantar Supplier yang telah ditanda tangani ke bagian Stock. & Delivery (melalui Kurir)
f) Bagian Invoice/Faktur
1. Menerbitkan faktur berdasarkan data delivery order yang telah di entry oleh bagian stock & delivery. Pembuatan faktur ini cukup dengan memasukan nomor order penjualan yang sudah direkam file server
2. Menerbitkan faktur pajak.
3. Menerbitkan listing penjualan harian
4. Mendistribusikan dokumen
a) Invoice/faktur, faktur pajak lembar ke-1, deliveri order lembar ke-1 ke bagian kredit
b) Tembusan penjualan ke pemegang buku piutang
c) Tembusan jurnal, faktur pajak lembar ke-2, faktur pajak lembar ke-2 ke bagian buku besar
5. Mengarsip invoice lembar ke-4, delivery order lembar ke-2, faktur pajak lembar extra copy.
g) Bagian Administrasi Keuangan:
Bagian administrasi keuangan adalah bagian yang menjalankan fungsi akuntansi yang bertanggung jawab mencatat transaksi keuangan dan menyusun laporan keuangan. Bagian administrasi keuangan yang berhubungan dengan system penjualan adalah :
1. Bagian Piutang
· Menerima faktur lembar ke-2 & 3 dari bagian Invoice
· Merekam data transaksi penjualan dengan cara memasukan nomor order penjualan. Perekaman meliputi data transaksi piutang
· Mengarsip lembaran faktur lembar ke-2 urut tanggal
· Mengumpulkan faktur lembar ke-3 dalam suatu periode harian
· Menyerahkan satu kumpulan (batch) dari faktur lembar ke-3 bersama batch control sheet bersangkutan ke bagian buku besar.
· Membuat surat penagihan
2. Bagian buku besar
a) Bagian Jurnal Penjualan
· Menerima copy list penjualan harian yang dilampirkan copy faktur (tembusan Jurnal) dan Delivery Order lebar ke- 2 yang telah diverifikasi oleh penerima barang.
· Menerima copy Faktur Pajak.
· Mencatat Jurnal transaksi Penjualan
3. Bagian Jurnal Pembelian
· Menerima Copy Po dari bagian pembelian
· Menerima bukti penerimaan barang dari bagian penerimaan
· Mencatat Jurnal transaksi yang menyebabkan timbulnya utang
2. Pengertian Back Order
Back order adalah jumlah sebagian pesanan dari pembeli yang tidak dapat dipenuhi penjual pada waktu yang diminta oleh pembeli. Dengan kata lain back order merupakan sisa pesanan barang dari pembeli yang dikirim kemudian setelah tanggal yang ditentukan berdasarkan persetujuan pihak pembeli. Back order terjadi karena disebabkan jumlah barang yang tersedia lebih sedikit dari jumlah pesanan yang diminta oleh pembeli sehingga terjadi kekurangan barang. Jika terdapat back order, maka perusahaan akan mengirimkan surat back order kepada pembeli sebagai pemberitahuan dan konfirmasi untuk kekurangan barang yang belum bisa dipenuhi.
3. Cara Penanganan Back Order
Ada beberapa cara yang dapat digunakan dalam pengelolaan back order, misalnya:
PT. Garuda pada tanggal 12 Juni 2008 menerima order penjualan sebanyak 1.400 unit barang yang harus dikirim tanggal 20 Juni 2008. Pada tanggal 20 Juni 2008, perusahaan hanya memiliki barang sebanyak 1.200 unit. Untuk sisanya sebanyak 200 unit berdasarkan persetujuan pembeli akan dikirim tanggal 28 Juni 2008. Dari data tersebut yang dimaksud dengan back order adalah untuk barang sejumlah 200 unit.
Cara pengelolaan back order tersebut sebagai berikut :
· Bagian Order penjulan pada tanggal 20 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk pesanan yang dipenuhi sebanyak 1.200 unit dan mendistribusikannya kepada bagian-bagian yang terkait. Tetapi dalam hal ini bagian penagihan belum membuat faktur pejualan.
· Bagian Order penjualan pada tanggal 28 Juni 2008 membuat surat order pengiriman, untuk 200 unit barang sisa yang belum terpenuhi pada tanggal 20 Juni 2008 dan mendistribusikannya kepada bagian yang tekait.
· Bagian penagihan membuat faktur penjualan setelah mendapat pemberitahuan dari bagian order penjualan bahwa pesanan tersebut telah dikirim seluruhnya.
Setelah mendapat pemberitahuan dari order penjualan, maka kita membuat jurnal penjualan.
Dari data yang terdapat dalam jurnal penjualan tersebut selanjutnya digunakan untuk menyusun laporan penjualan tiap jenis produk.
Jurnal berkolom memiliki keterbatasan karena jumlah kolom untuk menampung produk yang dijual sangat terbatas. Oleh karena itu, untuk jenis produk yang lebih banyak lagi dapat digunakan work sheet (kertas kerja). Dengan menggunakan work sheet jumlah kolom yang disediakan untuk jenis barang lebih banyak dari pada menggunakan jurnal penjualan berkolom. Namun demikian jumlah kolom masih tetap terbatas, untuk itu setiap kelompok barang disediakan satu work sheet.
Contoh bentuk work sheet sebagai berikut :
Work Sheet Penjualan Menurut Kelompok Produk
Tidak ada komentar:
Posting Komentar